Billetterie, boutique, restauration, visites guidées ou ateliers : si vous encaissez des paiements sur votre site, vous êtes concernés par la réglementation des logiciels de caisse.
Depuis le 1er janvier 2018, tous les établissements assujettis à la TVA doivent utiliser un logiciel de caisse certifié, prouvant que les transactions sont enregistrées et conservées de manière sécurisée et inaltérable pour éviter la manipulation des données financières.
Mais ce n’est pas tout. Depuis le 5 février 2025, la nouvelle Loi des Finances exige que la certification des logiciels de caisse soit délivrée par un organisme accrédité. Ainsi, les éditeurs de logiciels ne pourront plus auto-certifier leurs logiciels de caisse.
Si cette nouvelle obligation ne s’appliquera officiellement qu’au 1er janvier 2026, Qweekle anticipe les nouvelles exigences légales et normatives. Nous avons déjà mandaté INFOCERT, un organisme accrédité, pour évaluer la conformité de notre logiciel en vue d’obtenir une certification NF525.
Vous êtes perdu ? Pas de panique. Voici notre guide complet sur les certificats de logiciel de caisse dans lequel nous vous expliquons en détails ce que c’est, qui est concerné, les critères à respecter et la marche à suivre.
Qu’est-ce qu’un certificat logiciel de caisse ?
Rappelons d’abord ce qu’est un logiciel de caisse.
Lorsque vous utilisez une caisse pour vendre des billets, des produits en boutique ou des menus au snack, vous devez enregistrer chaque paiement de manière sécurisée.
C’est là qu’un logiciel de caisse est nécessaire. Il permet de conserver une trace fiable de toutes les ventes, tout en facilitant la gestion de votre site : stocks, TVA collectée, édition de tickets de caisse, tableaux de bord, reporting…
Un certificat de logiciel de caisse est un document attestant que le logiciel répond à certaines exigences de la législation fiscale, notamment en matière d’enregistrement, de conservation et de traitement des données.
Les différentes certifications de logiciel de caisse aujourd’hui
Aujourd’hui, les logiciels de caisse peuvent être certifiés par :
- les éditeurs de logiciels eux-mêmes,
- ou un organisme accrédité.
Néanmoins, dès le 1er janvier 2026, tous les logiciels de caisse devront être certifiés par un organisme accrédité, rendant illégale l’auto-certification.
L’auto-certification
Jusque-là, les éditeurs de logiciel de caisse pouvaient certifier eux-mêmes que leur logiciel était conforme aux exigences légales et fiscales.
Ils pouvaient simplement fournir, sur demande, une attestation individuelle de conformité suivant le modèle fixé par l’administration.
Grâce à cette attestation, Qweekle et les autres éditeurs de logiciel de caisse garantissent le respect des exigences d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données de caisse prévues par le code des impôts depuis 2018.
La loi de Finances 2025, récemment votée, supprime l’auto-certification, rendant seulement la certification par un organisme accrédité légal.
Certification par un organisme accrédité
En France, seuls deux organismes disposent de l’accréditation requise pour certifier un logiciel de caisse :
- AFNOR (Association Française de Normalisation) et INFOCERT,
- LNE (Laboratoire National de métrologie et d’essais).
Ces organismes indépendants accrédités effectuent un audit strict des solutions logicielles selon un référentiel commun, concernant notamment leur fiabilité, leurs fonctionnalités, leur facilité d’utilisation et leurs capacités fonctionnelles…
Ils sont les seuls désormais à pouvoir délivrer un certificat de conformité reconnu officiellement.
NF525
En France, le label NF525 est la référence en matière de certification pour les logiciels de caisse. Il ne peut être délivré que par INFOCERT, secrétariat d’AFNOR Certification.
La NF525 se dédie essentiellement à la certification des systèmes de caisse enregistreuse électroniques utilisés par les commerces et entreprises principalement pour l’encaissement des paiements en espèces, en chèques et en cartes bancaires.
La certification NF525 garantit le respect des exigences fiscales grâce à des tests et audits stricts.
INFOCERT est l’organisme accrédité mandaté par QWEEKLE pour certifier la conformité de son logiciel de caisse aux normes de sécurité et de conformité fiscale en vue d’obtenir le label NF525.
LNE
Moins répandu que la NF525, le LNE est une certification équivalente et reconnue pour les logiciels de caisse.
Son référentiel de certification est légèrement différent de celui de l’AFNOR, mais possède la même valeur. Il se base également sur le Bulletin officiel des Impôts (BOI).
Le certificat LNE peut s’appliquer à tous les systèmes d’encaissement, comme les caisses matériels, logiciels ou autres instruments de mesure réglementés proposant une solution d’encaissement.
Dématérialisation fiscale : factures électroniques obligatoires pour les entreprises françaises
La certification des logiciels de caisse découle directement de la loi des finances de 2016, entrée en vigueur début janvier 2018.
Elle s’inscrit dans un mouvement plus général de dématérialisation fiscale qui impose notamment la facturation électronique à toutes les entreprises établies en France.
Cette obligation d’émettre des factures électroniques pour les entreprises s’appliquera dès le :
- 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et de taille intermédiaire (ETI),
- 1er septembre 2027 pour toutes les autres entreprises : PME et micro-entreprises.
Toutes les entreprises auront l’obligation de recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.
Retrouvez le calendrier sur le site officiel du gouvernement.
Ces factures électroniques devront transiter via une plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP, accréditée par l’administration fiscale.
Qweekle étudie, dès à présent, la possibilité de recourir à une PDP pour le compte de ses clients, afin que nos utilisateurs ne subissent aucun de ces changements. Les factures B2B et informations relatives seront transmises automatiquement par Qweekle vers la PDP afin d’être stockées selon les exigences de la loi. Nous étudions également la possibilité de devenir PDP sur le plus long terme.
Pourquoi faire certifier son logiciel de caisse ?
Bien que la certification des logiciels de caisse soit, avant tout, une obligation légale, elle présente d’autres avantages et opportunités pour les éditeurs et les utilisateurs de logiciels.
Conformité réglementaire et fiscale
La loi anti-fraude à la TVA impose une certification stricte et externe afin de limiter les manipulations de données financières, notamment la dissimulation de recettes. Aujourd’hui, les pertes fiscales pour l’Etat sont estimées à environ 15 milliards d’euros par an concernant la TVA.
Ainsi, tous les commerçants assujettis à la TVA doivent être en mesure de prouver que leur logiciel de caisse est conforme aux nouvelles règles.
Les certifications officielles, NF525 et LNE, permettent aux utilisateurs et aux éditeurs de logiciels d’éviter les sanctionsprévues par la réglementation, notamment l’article L-80 du livre des procédures fiscales, à savoir :
- Pour l’éditeur du logiciel, une amende de 15 % du chiffre d’affaires et la solidarité des paiements qui incombent à l’utilisateur.
- Pour les utilisateurs :
- une amende de 7 500 euros par système d’encaissement,
- 60 jours pour mettre en conformité son système d’encaissement, sinon une amende supplémentaire de 7 500 euros sera à prévoir,
- le paiement des tous les droits liés aux recettes non-conformes avec une potentielle pénalité de 80 % pour manœuvres frauduleuses.
En cas de présentation d’une fausse certification, les commerçants assujettis à la TVA encourent une amende de 45 000 euros et une peine de 3 ans d’emprisonnement.
Amélioration de la qualité et de la fiabilité
Au-delà de l’obligation légale et fiscale, la certification permet d’améliorer la qualité et la fiabilité des logiciels de caisse.
Tout d’abord, elle garantit la sécurisation et l’archivage des données pour réduire les risques de pertes, d’erreurs et de problèmes lors d’un contrôle fiscal.
Ceci facilite et fiabilise la gestion financière du business.
Avantage concurrentiel
Un logiciel de caisse certifié possède un avantage concurrentiel.
En effet, en affichant une conformité claire et une démarche de qualité grâce à la certification, la confiance et la fidélisation de la clientèle et des partenaires commerciaux augmentent.
La certification contribue à asseoir votre crédibilité et à développer une meilleure image de marque, ce qui peut conduire à davantage d’opportunités d’affaires.
Qui est soumis à la nouvelle réglementation sur les logiciels de caisse ?
Les commerçants et professionnels assujettis à la TVA sont tous concernés par la certification de leur logiciel de caisse dès lors que certains clients sont des particuliers et qu’ils enregistrent les paiements via un logiciel de caisse.
Cela s’applique donc à la fois aux commerces physiques et aux e-commerces.
Il existe quelques exceptions pour certains professionnels, tels que ceux :
- ne réalisant que des transactions commerciales avec d’autres professionnels (B2B),
- n’ayant que des opérations exonérées de TVA,
- bénéficiant du dispositif de la franchise en base de TVA, comme les micro-entrepreneurs,
- bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole.
Retrouvez tous [les détails sur cet article](https://www.economie.gouv.fr/entreprises/professionnels-certification-logiciels-systemes-caisse#:~:text=La réglementation sur les logiciels,tous secteurs d’activité confondus.).
Les critères à respecter pour faire certifier un logiciel de caisse
Depuis la loi de finances 2016, entrée en vigueur en 2018, il est obligatoire pour les professionnels d’utiliser un logiciel de caisse suivant des conditions précises en termes d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Qweekle garantit le respect de ces conditions depuis des années.
Si la loi des finances 2025 change la méthode de certification, en supprimant l’auto-certification, les critères nécessaires à la certification, résumés par l’acronyme ISCA, restent les mêmes :
1. Inaltérabilité des données
Cette condition garantit que les données de paiement, soit les pièces justificatives de vente et d’encaissement uniques (correspondant à une date et heure précise), une fois enregistrées dans le système, ne peuvent plus être modifiées, altérées ou supprimées, sans laisser de traces.
Toutes les modifications ou annulations doivent apparaître clairement dans le système et être rapidement identifiables.
De cette manière, les transactions ne peuvent pas être falsifiées à des fins frauduleuses.
2. Sécurisation des données
Pour certifier un logiciel de caisse, ce dernier doit protéger les données, qu’ils s’agissent d’enregistrements d’origine, de modifications éventuelles ou de pièces justificatives, afin de garantir leur intégrité.
Préférez un logiciel capable de régulièrement calculer des totaux qui seront également sécurisés par archivage.
3. Conservation des données
Chaque règlement est rattaché à une clôture sur une période donnée : journalière, mensuelle et annuelle.
Les données relatives doivent être conservées pendant un minimum de six ans intégrant les clôtures régulières.
4. Archivage des données
Pour assurer la traçabilité des données cumulatives et récapitulatives, les données sont conservées pendant au moins 6 ans. Les données archivées, selon la périodicité choisie, doivent être figées et datées, afin de permettre aux utilisateurs de produire une archive fiscale sécurisée, à présenter en cas de contrôle.
Cette procédure d’archivage repose sur un dispositif technique qui garantit l’intégrité des archives produites dans le temps.
Comment faire certifier son logiciel de caisse en tant qu’éditeur ?
Choisir un organisme certificateur accrédité
Commencez par choisir l’organisme accrédité par lequel vous souhaitez faire certifier votre logiciel de caisse : INFOCERT (AFNOR) ou LNE.
Selon le référentiel choisi, les règles à intégrer à votre logiciel peuvent légèrement différer. Inscrivez-vous auprès de l’organisme choisi qui vous fournira les règles de certification à intégrer à votre logiciel.
De manière générale, la norme NF525, délivrée par INFOCERT (secrétariat d’AFNOR Certifications), reste la référence principale en France. C’est pourquoi Qweekle met tout en œuvre pour l’obtenir très prochainement.
Préparer le logiciel à la certification
Ensuite, vous devez préparer votre logiciel à la certification, en veillant au respect des 4 critères ISCA précités (inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données), ainsi que des autres règles de certification nécessaires, fournies par l’organisme accrédité.
Sur le plan technique, votre logiciel de caisse doit permettre de bloquer la suppression et la modification de données non tracées, fournir un historique complet, permettre des sauvegardes sécurisées et la signature numérique des données.
En cas d’application à la norme NF525, il est possible de participer à une formation présentant la certification et l’intégration des règles de certification à votre logiciel afin de gagner du temps sur la mise en conformité de ce dernier.
Soumettre le dossier de candidature
Votre logiciel de caisse est prêt pour la certification ?
Faites votre demande de certificat à l’organisme accrédité choisi afin d’obtenir une date d’audit.
Remplissez la fiche d’identification et rassemblez tous les éléments techniques, fonctionnels et documentaires exigés par l’organisme de certification pour candidater.
Passer les audits et évaluations
L’organisme accrédité procédera à plusieurs vérifications pour s’assurer que votre logiciel répond aux normes exigées, grâce notamment à :
- Une analyse technique,
- Des tests de conformité.
Suite à l’audit initial, l’organisme accrédité peut, si nécessaire, prévoir un audit complémentaire.
Obtenir et maintenir la certification
En cas d’accord de certification, l’organisme accrédité vous la fera parvenir.
Pour les demandes de NF525, le certificat de conformité sera directement accessible sur le site internet dédié d’Infocert.
Pour maintenir sa certification, le logiciel doit continuer à respecter les normes même après l’obtention du certificat, valable un an. L’organisme accrédité effectue des audits de surveillance annuels pour évaluer la conformité du logiciel dans le temps.
Comment choisir un logiciel de caisse en tant que commerçant ?
Vous êtes en pleine acquisition d’un logiciel de caisse ?
Optez pour un logiciel certifié ou en cours de certification, tel que la solution logicielle Qweekle.
Conservez précieusement le certificat de conformité à présenter en cas de contrôle de l’administration.
Selon l’évolution réglementaire, vous devrez peut-être faire des mises à jour de votre logiciel afin d’en maintenir la conformité.
FAQ : Tout sur les certificats logiciel de caisse
Comment certifier un logiciel de caisse ?
Si, auparavant, vous pouviez choisir entre auto-certification et certification par un organisme accrédité, il est désormais obligatoire de faire certifier son logiciel de caisse par un organisme indépendant comme l’AFNOR ou LNE.
Est-ce obligatoire d’avoir un logiciel de caisse ?
Non, la loi n’impose pas aux professionnels de posséder un logiciel de caisse. Cependant, ces solutions permettent de simplifier la gestion globale de votre commerce ou entreprise.
Qu’est-ce que la certification NF525 ?
La certification NF525 est la norme la plus répandue en France pour garantir qu’un logiciel de caisse est conforme aux règles fiscales en matière d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Qu’est-ce que la certification LNE ?
Moins répandue que la certification NF525, la certification LNE est également reconnue officiellement pour garantir la conformité légale et fiscale d’un logiciel de caisse.
Quel est l’intérêt de la certification ?
La certification devient, avant tout, une obligation légale avec la loi des finances 2025. Elle permet d’assurer la conformité réglementaire, la fiabilité et la qualité d’un logiciel de caisse.
De cette manière, elle protège l’entreprise détentrice en cas de contrôle et renforce la confiance des clients.
Quel est le prix de la certification NF525 ?
Le coût de la certification NF525 varie en fonction de la complexité et des spécificités du logiciel. Il faut généralement compter entre 5 000 € et 15 000 € pour obtenir la certification. Un audit annuel sera effectué afin de maintenir dans le temps la certification, impliquant des frais supplémentaires.
Combien de temps faut-il pour atteindre la conformité logicielle ?
La durée du processus de certification varie entre 1 semaine et plusieurs mois, bien que l’audit dure généralement deux jours.
Elle dépend principalement du temps qu’il vous faut pour rendre votre logiciel conforme aux normes légales et fiscales. L’organisme accrédité peut parfois vous délivrer une attestation d’avancement effectif, valide jusqu’à 6 mois, le temps de la mise en conformité du logiciel, afin de justifier auprès de l’administration fiscale et de vos clients que les démarches sont en cours et de votre bonne foi.
